As medidas de quarentena adotadas em todo o país para contenção do contágio pelo COVID-19 têm preocupado diretores, sócios e acionistas das empresas no Brasil. A grave pandemia fez necessário o distanciamento social em prol da saúde pública, ao passo que nos aproximamos do quarto mês do ano.
Para as sociedades por ações, abertas ou fechadas, a Assembleia Geral Ordinária (AGO) é o momento para tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras. A mesma regra vale para as sociedades limitadas, que devem, nos quatro meses seguintes ao fim do exercício social, submeter as demonstrações financeiras à aprovação de seus sócios.
Tendo em vista a decretação de Pandemia pela Organização Mundial da Saúde, seguida de diversos decretos de reconhecimento de estado de calamidade pública no Brasil, em especial o Decreto Legislativo nº. 6, de 2020, e diante dos desafios que a impossibilidade de reuniões presenciais traz, foi publicada a Medida Provisória nº 931/20, que estende o prazo para realização da Assembleia Geral Ordinária para sete meses, contado do término do seu exercício social, para as sociedades por ações cujo exercício social se encerre entre 31 de dezembro de 2019 e 31 de março de 2020. O mesmo prazo estendido também se aplica para realização da Reunião de Sócios das sociedades limitadas. Neste sentido, e considerando que a necessidade de realização da Assembleia Geral Ordinária ou Reunião de Sócios pode decorrer não apenas de disposição legal, mas também de disposição estatutária ou contratual, tais disposições estatutárias e contratuais que exijam a realização dos conclaves em prazo inferior aos sete meses serão consideradas sem efeito exclusivamente no exercício de 2020.
A Medida Provisória também previu que, excepcionalmente durante o exercício de 2020, a Comissão de Valores Mobiliários poderia prorrogar os prazos estabelecidos na Lei nº 6.404, de 1976, para Companhias Abertas.
Assim, para conferir efetividade às disposições da MP 931/20, a CVM publicou a Deliberação nº 849/20 que estabelece os seguintes prazos para Companhias Abertas cujo exercício social se encerre entre 31 de dezembro de 2019 e 31 de março de 2020: (i) cinco meses para apresentação das Demonstrações Financeiras, contado do término do seu exercício social; e (ii) seis meses para que o agente fiduciário apresente o relatório anual aos debenturistas. A Deliberação também prorroga por dois meses os prazos previstos na Instrução CVM nº 480/09 para a entrega de determinadas Informações Periódicas.
De forma a lidar com eventual perda de retroatividade de documentos já celebrados, mas ainda não registrados em razão das medidas restritivas que impedem o funcionamento normal das Juntas Comerciais, a MP 931/20 também determina que os prazos para arquivamento de atos assinados após 16 de fevereiro de 2020 serão contados da data em que a Junta Comercial competente restabelecer seu funcionamento regular.
Uma outra alteração relevante introduzida pela MP 931/20 é a possibilidade de participação e votação a distância em reunião ou assembleia, por parte de associados, acionistas ou sócios, independentemente de previsão expressa nos estatutos ou contratos sociais.
A expectativa, a partir da publicação da MP 931/20, é que os novos prazos permitam aos administradores focarem nas medidas urgentes a serem tomadas em seus negócios, de forma a superar os efeitos da Pandemia, sem o risco de aplicação de penalidade pela não realização de assembleias ou reuniões, ou ainda publicação de documentos.
Deadlines for Annual Meetings in Corporations and Limited Companies in Pandemic Times
The quarantine measures adopted throughout the country to contain the spread of COVID-19 has worried directors, partners and shareholders of companies in Brazil. The serious pandemic has made it necessary to move away from the social gathering to the benefit of public health, while we are approaching the fourth month of the year.
For publicly- or privately-held corporations, the Ordinary General Meeting (AGO) is the time to take the directors’ accounts, examine, discuss and vote on the financial statements. The same rule applies to limited liability companies, which must, within four months following the end of the fiscal year, submit the financial statements for approval by their partners.
In view of the Pandemic decree by the World Health Organization, followed by several decrees recognizing the state of public calamity in Brazil, especially Legislative Decree No. 6, of 2020, and in view of the challenges posed by the impossibility of face-to-face meetings, Provisional Measure No. 931/20 was published, then extending the term for the Annual General Meeting to seven months, as of the end of its fiscal year, for joint stock companies whose fiscal year ends between December 31, 2019 and March 31, 2020. The same extended term also applies to the Shareholders’ Meeting of the limited liability companies. In this sense, and considering that the need to hold an Ordinary General Meeting or Partners Meeting may arise not only from a legal provision but also from a statutory or contractual provision, such statutory and contractual provisions that require the holding of those meetings within a period of less than seven months shall be considered non-applicable exclusively in fiscal year 2020.
The Provisional Measure also provided that, exceptionally during the financial year of 2020, the Brazilian Securities Commission (Comissão de Valores Mobiliários) may extend the terms established in Law no. 6404, of 1976, for Public Companies.
Therefore, in order to give effectiveness to the provisions of MP 931/20, the CVM published Resolution 849/20, which establishes the following terms for Public Companies whose fiscal year ends between December 31, 2019 and March 31, 2020: (i) five months for the presentation of the Financial Statements, as of the end of its fiscal year; and (ii) six months for the fiduciary agent to present the annual report to the debenture holders. The Resolution also extends for two months the deadlines set forth in CVM Instruction 480/09 for the submission of certain Periodic Information.
In order to deal with the possible loss of retroactivity of documents already executed, but not yet registered due to the restrictive measures that impede the normal operation of the Boards of Trade, MP 931/20 also determines that the deadlines for filing acts signed after February 16, 2020 will be counted from the date on which the competent Board of Trade restores its regular operation.
Another relevant amendment introduced by Provisional Measure 931/20 is the possibility of participation and voting at a distance in a meeting or meeting, by members, shareholders or partners, regardless of the express provision in the bylaws or articles of association.
The expectation, as of the publication of Provisional Measure 931/20, is that the new deadlines will allow managers to focus on urgent measures to be taken in their business, so as to overcome the effects of the Pandemic, without the risk of a penalty for not holding meetings or meetings, or even publishing documents.