Reuniões de Sócios e Assembleias em tempos de Pandemia
A Medida Provisória 931, de 30 de março de 2020 (“MP 931”) autorizou a realização das Assembleias Gerais Ordinárias, para as sociedades que encerraram seu exercício entre 31 de dezembro de 2019 e 31 de março de 2020 em até 7 meses do efetivo encerramento do exercício. Deste modo, as AGOs que deveriam ocorrer até 30 de abril poderão, de forma excepcional, acontecer até 31 de julho de 2020.
No mesmo sentido, a MP 931 também autorizou às sociedades limitadas cujo exercício se encerre entre 31 de dezembro de 2019 e 31 de março de 2020 que, excepcionalmente, realizem a assembleia de sócios para aprovação das demonstrações financeiras e nomeação de administradores, se for o caso, também no prazo de sete meses, contado do término do seu exercício social.
Embora seja possível postergar a realização das assembleias gerais ordinárias e reuniões anuais de aprovação de demonstrações financeiras e eleição de administradores (que tiveram seus mandatos prorrogados por força da MP 931), fato é que as sociedades continuam a ter a necessidade de aprovar deliberações, inclusive em razão da Pandemia do COVID-19, que exige, em diversos segmentos, a aprovação de medidas como renegociação de contratos, gerenciamento da força de trabalho, dentre outras.
Assim, e para garantir a legalidade das reuniões que venham a ser realizadas de forma não presencial, a partir das normas implementadas pela MP 931, o Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integral – DREI, publicou, no último dia 14, a Instrução Normativa nº 79/20, que dispõe sobre a participação e votação à distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas (“IN 79”).
A IN 79 prevê a possibilidade de realização de reuniões e assembleias em formato híbrido (semipresencial) e remoto (digitais). A participação e a votação remota dos acionistas, sócios ou associados pode ocorrer mediante o envio de boletim de voto à distância ou ainda mediante atuação remota, via sistema eletrônico.
Para que os votos sejam validamente computados, a informação de que a reunião ou assembleia será realizada de forma digital ou semipresencial deve estar em destaque no instrumento de convocação, que deve detalhar como será a participação e a votação. Além disso, deverá detalhar também quais os documentos exigidos para que a participação seja autorizada.
De acordo com a IN 79, também será possível a disponibilização dos documentos e informações por meio digital, e a sociedade deve adotar sistema e tecnologia acessíveis para que todos os acionistas, sócios ou associados participem e votem a distância na assembleia ou reunião semipresencial ou digital.
Trata-se de um sistema novo de realização de assembleias e reuniões de sócios, nascido da necessidade de manutenção das atividades societárias ainda que à distância (ou não presencialmente), e a sua adoção requer cuidados específicos para que as deliberações não sejam invalidadas.
Nosso time está à disposição para auxiliá-los na adequação à IN 79, bem como na escolha das melhores ferramentas e sistemas para que as reuniões e assembleias sejam validamente realizadas de forma não presencial.
Shareholders and Partners Meetings in Pandemic Times
Provisional Measure 931, of March 30, 2020 (“MP 931”) authorized the holding of Annual General Meetings for the companies that ended their fiscal year between December 31, 2019 and March 31, 2020 in up to seven months from the effective end of the fiscal year. Thus, the General Meetings that were to be held up to April 30 may, exceptionally, be held up to July 31, 2020.
In the same sense, MP 931 also authorized the limited liability companies whose fiscal year ends between December 31, 2019 and March 31, 2020 to, exceptionally, hold the shareholders’ meeting for approval of the financial statements and appointment of managers, if applicable, also within seven months from the end of their fiscal year.
Although it is possible to postpone the ordinary general meetings and annual meetings for approval of financial statements and election of administrators (which had their mandates extended pursuant to Provisional Measure 931), the fact is that the companies still have the need to approve resolutions, including due to the Pandemic of COVID-19, which requires, in several segments, the approval of measures such as renegotiation of contracts, management of the workforce, among others.
Thus, and to guarantee the legality of the meetings that may be held in a non-presential manner, based on the norms implemented by Provisional Measure 931, the National Department of Business Registration – DREI, published, on the last 14th, the Normative Instruction no. 79/20, which provides for the participation and voting at a distance in meetings and assemblies of closed, limited and cooperative corporations (“IN 79”).
IN 79 foresees the possibility of holding meetings and assemblies in hybrid (semi-presential) and remote (digital) format. The participation and remote voting of shareholders, members or associates may take place by sending a ballot paper remotely or by remote action, via electronic system.
For the votes to be validly computed, the information that the meeting or assembly will be held in digital or semi-presential format must be highlighted in the calling instrument, which must detail how the participation and voting will be. In addition, it must also detail what documents are required for participation to be authorized.
According to IN 79, it will also be possible to make the documents and information available through digital means, and the company must adopt an accessible system and technology so that all shareholders, partners or associates participate and vote at a distance in the meeting or semi-personal or digital meeting.
This is a new system for holding shareholder meetings and meetings, born out of the need to maintain corporate activities even at a distance (or not in person), and its adoption requires specific care so that resolutions are not invalidated.
Our team is at your disposal to assist you in adapting to IN 79, as well as in choosing the best tools and systems so that the meetings and assemblies are validly held in a non-presential manner.